時(shí)間：2023-07-18 09:35:11
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理規(guī)范化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
就目前而言，檔案管理工作還存在很多改進(jìn)的方面，例如：服務(wù)對象少，服務(wù)內(nèi)容單一等，因此，想要在檔案管理的工作中解決這些問題，就必須緊跟時(shí)代的步伐，不斷尋求創(chuàng)新的管理方式，只有通過不斷創(chuàng)新，才能夠使得檔案管理工作的效率得到提升。
一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義
創(chuàng)新是事物發(fā)展的根本動力，沒有創(chuàng)新就沒有進(jìn)步，因此無論在任何領(lǐng)域，創(chuàng)新都是保持事物與時(shí)俱進(jìn)，興旺發(fā)達(dá)的根本方法。在檔案管理的工作中，創(chuàng)新的重要意義更是不言而喻。在當(dāng)前，社會迅速發(fā)展，信息資源更加豐富，這些外在的條件都為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作的重要意義，在管理工作中不斷尋求創(chuàng)新的工作方式，只有這樣才能夠保持檔案管理工作的高效性，體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性，并且與時(shí)俱進(jìn)，保持檔案管理工作的活力，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值和意義所在。
二、檔案管理創(chuàng)新的方式
（一）在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新
當(dāng)前檔案的管理方式已經(jīng)不能很好地滿足社會的需要，產(chǎn)生了一定的問題，需要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新并加以改進(jìn)，就目前的檔案管理狀況來說，大部分的檔案館雖然能夠?qū)Ω鞣N方面的資料進(jìn)行收藏，但當(dāng)前社會的需求和查閱者的需求越來越多樣化，在這樣的情況下我們還是能夠看到檔案館收藏資料的豐富程度，以及管理方式方面還存在一些不足。因此，針對這一問題，檔案管理者不僅需要對檔案館的收藏內(nèi)容進(jìn)行不斷的豐富和擴(kuò)充，提升檔案館資源的持有量，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)針對不同群體的不同需要，有重點(diǎn)，有針對性的收集一些使用的資料。除此之外，檔案管理的工作上還應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案管理的組織性以及規(guī)范化，從而方便用戶的查閱，也方便檔案管理工作的進(jìn)行。除此之外，在當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)也得到了巨大的進(jìn)步，電子信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理方面能夠十分有效的提升檔案管理的工作效率，也能夠方便用戶的查閱，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是依托紙質(zhì)檔案以及人力管理來進(jìn)行的，而電子信息管理系統(tǒng)能夠順應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢，可以儲存電子檔案以及聲像檔案，為用戶帶來方便的同時(shí)也大大減輕了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，保證了服務(wù)的質(zhì)量。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新方面，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的電子信息管理技術(shù)，建立檔案的電子信息管理系統(tǒng)，并且要對檔案管理人員加強(qiáng)這種新技術(shù)的使用方法的培訓(xùn)，讓相關(guān)的管理人員都能夠熟練地掌握和使用電子信息管理系統(tǒng)，從而保證服務(wù)質(zhì)量的提升。
（二）管理觀念上的創(chuàng)新
思想意識對人的行為有著指導(dǎo)的作用，因此在思想意識和觀念方面進(jìn)行改進(jìn)，就能夠幫助和促成行為的轉(zhuǎn)變。而在檔案館管理的創(chuàng)新方面，首先應(yīng)當(dāng)做好的就是創(chuàng)新思想認(rèn)識的建立。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過程中，創(chuàng)新觀念始終能夠起到指導(dǎo)作用，并且能夠在不斷的創(chuàng)新實(shí)踐過程中產(chǎn)生新的創(chuàng)新思想，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作與創(chuàng)新工作的發(fā)展。在當(dāng)前，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會的發(fā)展趨勢以及用戶的個(gè)性化需求來進(jìn)行管理方式上的創(chuàng)新和改進(jìn)，將檔案管理的信息化，知識化，服務(wù)化作為當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)所在。要不斷對過去傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行改進(jìn)，將重收藏輕使用，輕服務(wù)的管理理念進(jìn)行改變。在當(dāng)前的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注重提升管理的效率，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，從而更好地將檔案管理工作做好，幫助檔案管理工作更好的適應(yīng)社會的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
（三）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作的創(chuàng)新從某種程度上來說也是一種圍繞著管理人員進(jìn)行的創(chuàng)新，管理人員在檔案管理創(chuàng)新工作中扮演著極為重要的角色，與此同時(shí)，檔案管理工作的創(chuàng)新也能夠幫助管理人員自身得到更好的發(fā)展。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作有著正確的認(rèn)識，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的重要意義以及工作的性質(zhì)和目標(biāo)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作是一項(xiàng)為社會服務(wù)的重要工作，也是為社會提供服務(wù)的一種方式，因此在工作的過程中應(yīng)當(dāng)做到愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，樹立良好的服務(wù)意識。除此之外，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，幫助檔案管理工作人員熟練地掌握電子信息管理技術(shù)，并且掌握各種創(chuàng)新的工作方式。作為檔案管理工作人員，較好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展對檔案管理工作人員提出的新要求，在過去的檔案管理工作中，往往由于管理者的不夠重視，而導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)技能以及文化素養(yǎng)較低，并且也在工作中無法提高工作效率，因此，想要對這樣的管理狀況進(jìn)行創(chuàng)新，就需要從工作人員的專業(yè)知識以及職業(yè)道德培訓(xùn)做起。
新形勢下，計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義，有利于實(shí)現(xiàn)信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務(wù)。但目前管理工作存在不足，需要采取改進(jìn)和完善措施；健全制度，明確責(zé)任；增加投入，強(qiáng)化管理；健全臺賬，規(guī)范管理；改進(jìn)服務(wù)，注重檔案資源的有效利用。
【關(guān)鍵詞】
計(jì)劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入
為提高計(jì)劃生育服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。
一、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計(jì)劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計(jì)劃生育檔案記錄計(jì)劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時(shí)，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計(jì)劃生育決策時(shí)，通過查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄，進(jìn)行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計(jì)劃生育工作實(shí)際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
（三）為流動人口提供服務(wù)。促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時(shí)掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計(jì)劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計(jì)劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計(jì)劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項(xiàng)工作有效開展下去。獎懲激勵機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補(bǔ)存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實(shí)獎懲激勵機(jī)制，讓管理人員努力開展工作，提高計(jì)劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項(xiàng)活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位，使其為計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時(shí)，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計(jì)劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計(jì)劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價(jià)值，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
作者：潘之柱 單位：菏澤市巨野縣衛(wèi)計(jì)局
【參考文獻(xiàn)】
[1]張永和.人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009(26)：163-164.
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關(guān)鍵詞：煤田地質(zhì)；地質(zhì)檔案；檔案管理；規(guī)范化
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0069-02
地質(zhì)檔案是地質(zhì)信息的重要載體，是開展地質(zhì)工作、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的主要信息源。地質(zhì)檔案是指對地質(zhì)工作活動的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動中形成的科技檔案。地質(zhì)檔案有地質(zhì)原本檔案和地質(zhì)復(fù)制本檔案兩種形式。地質(zhì)檔案一般可劃分為區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物探和化探檔案、水文地質(zhì)和工程地質(zhì)檔案。因此，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化顯得尤為重要，更是加強(qiáng)檔案管理的重要方式。
對煤田地質(zhì)這種國有事業(yè)單位而言，檔案管理規(guī)范化是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，是決定著能否做好檔案工作的關(guān)鍵所在。地質(zhì)檔案管理工作不僅關(guān)系到煤田地質(zhì)單位每一位員工的切身利益，更是關(guān)系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對地質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將所有材料及時(shí)收集及時(shí)整理歸檔，并注意對檔案進(jìn)行檢查整理，保證其完整性，并根據(jù)檔案中展現(xiàn)的各項(xiàng)信息積極為地質(zhì)工作的開展進(jìn)言獻(xiàn)策，使其成為煤田地質(zhì)工作的重要信息來源。地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、信息的載體和成果地質(zhì)資料，是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。尤其是近幾年煤田地質(zhì)的勘探和開采不斷擴(kuò)大，歸檔數(shù)量也日益增長，怎樣解決電子檔帶來的規(guī)范化問題、網(wǎng)絡(luò)利用安全問題、資料共享和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題，都值得我們進(jìn)一步探討。
近年來，由于國家對煤田地質(zhì)越來越重視，使得地質(zhì)檔案管理得到了較大程度的改變，對檔案管理的規(guī)范化也隨著社會的需求發(fā)生了改變，這就使得地質(zhì)檔案管理對象和范圍越來越大，同時(shí)工作人員對自身的要求也隨之提高。我們要將地質(zhì)檔案管理工作定位為一項(xiàng)專業(yè)服務(wù)性工作，提高工作的主動性，創(chuàng)建實(shí)際成效，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理為科研服務(wù)、為企業(yè)建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。結(jié)合時(shí)代形式加強(qiáng)煤田地質(zhì)單位的地質(zhì)檔案管理規(guī)范化是推進(jìn)煤田地質(zhì)單位發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)在工作中，應(yīng)當(dāng)盡可能地使其更加規(guī)范，使地質(zhì)檔案管理工作更加符合發(fā)展的需要，具備規(guī)范化的特色。
一、建立健全規(guī)范的地質(zhì)檔案管理制度
不管是何種崗位，制度必然是有效約束崗位行為的重要法門。我們地質(zhì)檔案管理的歸檔范圍是凡有記錄和反映本隊(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工活動，具有保存價(jià)值的技術(shù)資料和技術(shù)成果以及以隊(duì)為名收集的科技資料。由于時(shí)代的變化，制度也應(yīng)當(dāng)隨著新形勢、新任務(wù)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整改革，并圍繞地質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行逐步的完善，使地質(zhì)檔案管理工作制度更加規(guī)范化、科學(xué)化。在對重要的地質(zhì)檔案材料進(jìn)行收集時(shí)，必須做到及時(shí)、整齊；同時(shí)在對檔案材料進(jìn)行審核時(shí)，需嚴(yán)格按照有證有據(jù)、真實(shí)可靠來開展工作；在進(jìn)行材料的整理和收集時(shí)，要確保檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性；在借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的借閱條例進(jìn)行，經(jīng)過負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后再進(jìn)入查閱，若需借出則應(yīng)當(dāng)經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可外借，并且一定要注意將地質(zhì)檔案的各個(gè)部分區(qū)分開來，防止出現(xiàn)檔案混淆或者不安全情況；管理人員需注意對檔案進(jìn)行隨時(shí)的更新，多渠道地開展收集工作確保檔案的完整性，根據(jù)時(shí)代對檔案材料的新需求，積極主動地對地質(zhì)檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充完善。
二、對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，對操作流程進(jìn)行規(guī)范
首先，在對具體的地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等地質(zhì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理的過程中，需要對相關(guān)制度進(jìn)行完善，并且要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，例如，文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，從而最大限度地保障地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的安全程度。加強(qiáng)制度建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要前提。最后，在實(shí)際的工作過程中，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)相對規(guī)范的管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，需要加強(qiáng)地質(zhì)資料歸檔接收、庫房管理、借閱利用等，將檔案館各個(gè)區(qū)域的儲存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，對保管、使用、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過程中或者兼容性的問題導(dǎo)致檔案文件被破壞，杜絕在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)漏洞，每個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。同時(shí)更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時(shí)同步，最終實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化。
三、加強(qiáng)電子檔案儲存設(shè)備以及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全性
關(guān)鍵詞：公墓；檔案管理；規(guī)范化
隨著社會信息化進(jìn)程的加快，公墓檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)越來越引起關(guān)注。順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，加快公墓檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，創(chuàng)新和開拓檔案資源利用，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，已成為公墓檔案管理機(jī)構(gòu)新的工作重點(diǎn)。這就給新時(shí)代的公墓檔案科學(xué)化管理、規(guī)范化管理和現(xiàn)代化管理提出了新的課題、新的要求。
1 公墓檔案管理存在的問題
1.1 公墓檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2 公墓檔案管理不夠規(guī)范
目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
1.3 公墓檔案檢索效率不高
公墓檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各公墓檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
1.4 在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題
一些公墓檔案部門為達(dá)標(biāo)升級應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時(shí)間過長失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。
2 公墓檔案管理的規(guī)范化措施
2.1 提高公墓檔案管理人員素質(zhì)
要注意加強(qiáng)公墓檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉公墓檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使公墓檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2.2 加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)
積極爭取上級的支持，做好公墓檔案管理設(shè)施的更新，落實(shí)防火、防盜等保護(hù)措施。建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防盜、防蛀、防高溫、防光、防潮等保護(hù)措施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；嚴(yán)格實(shí)行公墓檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”；加大經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化公墓檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
2.3 公墓加強(qiáng)檔案的周期性普查和日常管理，促進(jìn)公墓檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
開展案卷全面普查是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要起點(diǎn)，這一點(diǎn)對公墓行業(yè)基層企業(yè)尤為重要，上世紀(jì)80年代以來公墓行業(yè)基層企業(yè)大都?xì)v經(jīng)過多次分拆、重組、合并等變革，這些變革直接造成檔案混存甚至部分流失，所以在企業(yè)深化改革基本成型后，必須對企業(yè)檔案集中普查，這樣既可以確保企業(yè)歷史沿革和企業(yè)發(fā)展軌跡的清晰，也鞏固了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。值得注意的是在改革過程中一些不復(fù)存在企業(yè)的檔案，代為接收保管的上級企業(yè)或兄弟單位應(yīng)注意確保這部分檔案的完整性。
組織開展階段性的公墓檔案普查對推進(jìn)檔案正規(guī)化管理具有十分重要的意義，如以季度為單位組織檔案普查，既可以為年終歸檔奠定基礎(chǔ)、節(jié)省時(shí)間，又可以通過段階段的不缺失實(shí)現(xiàn)中長期的完整。但是，檔案普查必須由相關(guān)的幾個(gè)部門協(xié)同配合才能完成，以往開展案卷普查多是各自行動，如財(cái)務(wù)、人勞、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等檔案均是由主管部門普查，投入了大量人力，但普查后各部分檔案仍然是小堆小塊，無法正確真實(shí)反映事件的完整性，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的編卷、登記、保管，這也是當(dāng)前企業(yè)檔案管理的漏洞。
重新組合案卷是促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)公墓檔案管理規(guī)范化的重要手段。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，基本原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，進(jìn)行重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。
2.4 完善制度，規(guī)范運(yùn)作
嚴(yán)格執(zhí)行公墓檔案管理制度，規(guī)范運(yùn)作，避免公墓檔案涂改、遺失等情況出現(xiàn)，做到制度落實(shí)、操作規(guī)范、便捷查閱。建立公墓檔案信息系統(tǒng)，提高管理服務(wù)水平，充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理公墓檔案，對檔案庫房內(nèi)公墓檔案進(jìn)行快速查詢、瀏覽、編輯、刪除和統(tǒng)計(jì)。與此同時(shí)將逐步建立完善個(gè)性化公墓檔案信息管理系統(tǒng)，把公墓信息數(shù)據(jù)化，能夠充分呈現(xiàn)公墓優(yōu)勢，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公墓信息的科學(xué)管理和維護(hù)工作，使公墓檔案管理人員將更多精力投入到更高層次的、更富創(chuàng)造力的管理服務(wù)中。
做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
2.5 建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。
3 結(jié)語
總之，公墓檔案管理工作要更好地規(guī)范化，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺階。
【關(guān)鍵詞】新農(nóng)保；檔案管理；研究
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)（以下簡稱“新農(nóng)?！保?，是繼農(nóng)村地區(qū)取消農(nóng)業(yè)稅、開展農(nóng)業(yè)直補(bǔ)、建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療等政策之后農(nóng)村的又一項(xiàng)重大惠農(nóng)政策。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)制度遵循的是“?；?、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)”的基本原則，根據(jù)黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務(wù)院決定從2009年起開展新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)的試點(diǎn)工作，至此，新型農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作同步開始建立和開展起來。
一、新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的意義
1.有利于維護(hù)農(nóng)村居民的合法權(quán)益
實(shí)施規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是保證全體參保農(nóng)村居民利益的最好保障。農(nóng)村居民參保新農(nóng)保，需要提供個(gè)人相關(guān)證明資料并經(jīng)審核通過才可參保，需要定期交納參保費(fèi)用并留存信息，參保資金合法使用計(jì)息并歸入相應(yīng)帳戶，養(yǎng)老資金依法支付并核算收支狀況，各環(huán)節(jié)管理均要制定規(guī)范化的程序和制度，才能維護(hù)參保農(nóng)村居民的合法權(quán)益不受侵害。參保農(nóng)民的檔案信息是證明農(nóng)民參保、付費(fèi)并享有養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的主要依據(jù)，是農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的重點(diǎn)，因此，在檔案管理全過程中要嚴(yán)格遵照國家相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度開展工作，使新農(nóng)保檔案管理有法可依、有據(jù)可循，讓參保農(nóng)民放心，令參保農(nóng)民信服，才能更好地保障全體農(nóng)民的合法權(quán)益。
2.有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)的統(tǒng)一和公平
開展規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的基礎(chǔ)和保障。2014年國務(wù)院《關(guān)于建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統(tǒng)一、規(guī)范的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。我國三項(xiàng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統(tǒng)，這些都有利于城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的統(tǒng)一。我國三項(xiàng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的同步推進(jìn)，體現(xiàn)了國家對農(nóng)村農(nóng)民的重視，體現(xiàn)了在社會保障面前人人平等，體現(xiàn)了我國社會主義的公平正義。
3.有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作效率的提升
建立規(guī)范化的新農(nóng)保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規(guī)范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農(nóng)村基層檔案管理的工作難度和強(qiáng)度，提高檔案管理工作效率。同時(shí)規(guī)范化的檔案管理工作反過來也促使農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)資金的籌集、分配、使用更加科學(xué)合理，形成互相制約互相促進(jìn)的機(jī)制，有利于農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理整體水平的提高，有利于新型農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的可持續(xù)發(fā)展。
二、新農(nóng)保檔案管理中存在的問題
1.農(nóng)村基層檔案管理人員重視程度和專業(yè)程度不夠
農(nóng)村基層的檔案管理工作一直是整個(gè)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，部分地區(qū)沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴(yán)重不足。個(gè)別地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認(rèn)識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監(jiān)管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創(chuàng)造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認(rèn)為只有投入沒有任何產(chǎn)出的工作放任自流，任其發(fā)展。這種不規(guī)范的檔案管理直接造成對參保人員信息統(tǒng)計(jì)不全面、不準(zhǔn)確，影響正常養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的進(jìn)展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農(nóng)保的普及推廣。農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員專業(yè)能力差別很大，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強(qiáng)，崗位調(diào)整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業(yè)知識，都是轉(zhuǎn)行過來，缺乏檔案專業(yè)人才。沒有專業(yè)人才，很難勝任繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作，隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員不斷增多，城鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)的接續(xù)銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統(tǒng)籌的管理思路，沒有規(guī)范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養(yǎng)老保險(xiǎn)進(jìn)程的推進(jìn)，阻礙我國社會保障改革的發(fā)展。
2.農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料損毀丟失現(xiàn)象嚴(yán)重
基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨(dú)立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發(fā)生參保人員調(diào)入調(diào)出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經(jīng)常性的翻動查找，有些資料發(fā)生損壞，信息被破壞。個(gè)別農(nóng)村地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理還未完全實(shí)現(xiàn)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛(wèi)生條件不合格，檔案資料容易發(fā)生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發(fā)生水淹、火災(zāi)、腐爛，偶爾還有失竊現(xiàn)象發(fā)生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。
3.缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度
目前養(yǎng)老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規(guī)范，各個(gè)環(huán)節(jié)均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)跨地區(qū)轉(zhuǎn)移如何延續(xù)，城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)如何轉(zhuǎn)換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范化的管理制度。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，缺少相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，就無法進(jìn)行統(tǒng)一的約束和監(jiān)管，檔案管理的規(guī)范化就無法實(shí)現(xiàn)。即便很多地區(qū)制定了相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，但實(shí)際執(zhí)行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性和規(guī)范性。管理中任何環(huán)節(jié)的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農(nóng)民利益，影響到保障資金公平公正的運(yùn)行。比如，目前比較嚴(yán)重的問題主要體現(xiàn)在對參保農(nóng)民的信息管理的更新不及時(shí)。每年都會有農(nóng)民參保，每年都會有適齡人群達(dá)到補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)，也會有一部分逝去的老人，不能按照規(guī)章制度定期開展檢查和核實(shí)，不能及時(shí)修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農(nóng)民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農(nóng)保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現(xiàn)。
三、提高新農(nóng)保檔案管理規(guī)范化的對策
1.加大農(nóng)村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質(zhì)和能力
對農(nóng)村基層管理人員加強(qiáng)宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習(xí)慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。農(nóng)村參保人員人數(shù)眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)帶來很大困惑，檔案管理起來愈發(fā)復(fù)雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細(xì)心認(rèn)真、一絲不茍、高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，看似簡單枯燥，實(shí)則要求很高，需要農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)配備合適人員從事此項(xiàng)工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業(yè)人員從事，崗位人員調(diào)整不能過于頻繁，謹(jǐn)慎使用兼職人員。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)還要統(tǒng)一對檔案從業(yè)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，并對培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷深入，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，跟上養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的步伐，檔案管理要統(tǒng)籌安排、整體梳理、細(xì)化分解，做到越來越規(guī)范化、專業(yè)化。專業(yè)人才是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，因此要加大人才培養(yǎng)力度，組建專業(yè)人才隊(duì)伍，提高人才整體素質(zhì)，為檔案管理人才搭建學(xué)習(xí)交流的平臺，共同研討，共同提高。
2.加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)，保證檔案資料的完整
規(guī)范化的檔案管理需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎(chǔ)?？h鄉(xiāng)村各級養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)均要提供相應(yīng)的辦公區(qū)域，配置相應(yīng)的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學(xué)劃分、分區(qū)明確，保證各項(xiàng)工作不受干擾。我國已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，先進(jìn)的檔案管理是電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的結(jié)合，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理要跟上信息時(shí)展的步伐，所以要利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。個(gè)人信息個(gè)人可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)調(diào)取查詢，信息變動隨時(shí)監(jiān)控，使檔案管理更加現(xiàn)代化和規(guī)范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網(wǎng)絡(luò)化辦公，使用統(tǒng)一的養(yǎng)老保險(xiǎn)參保軟件，整合城鎮(zhèn)居民和職工養(yǎng)老保險(xiǎn)各種信息資源，共同納入我國社會保險(xiǎn)子系統(tǒng)，為我國“金保工程”建設(shè)打好基礎(chǔ)，全面提升社會保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理水平。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息關(guān)系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴(yán)格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質(zhì)版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環(huán)境下抓好各方面細(xì)節(jié)，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質(zhì)量，避免損壞。
3.完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度，保證管理方法的科學(xué)性
檔案管理各地區(qū)要遵循統(tǒng)一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規(guī)章制度。檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有科學(xué)的管理方法作為指導(dǎo)，明確的管理程序作為保障，規(guī)范的管理制度作為約束，管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責(zé)任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、歸檔制度，等等?？h鄉(xiāng)村各級工作人員要分工明確，責(zé)任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學(xué)有序的開展各項(xiàng)檔案工作。檔案管理是一項(xiàng)長期的持續(xù)性的復(fù)雜繁瑣的工作，需要嚴(yán)格按照工作流程和規(guī)章制度辦事，做到定期更新參保農(nóng)民信息，及時(shí)調(diào)整檔案歸類，工作人員要深入農(nóng)村基層，掌握參保農(nóng)民的最新詳細(xì)信息，相應(yīng)的及時(shí)修改和補(bǔ)充檔案資料，保證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。在檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上，同時(shí)檔案管理還要有一定的靈活性，面對復(fù)雜的工作要學(xué)會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農(nóng)保經(jīng)過8年的發(fā)展，已經(jīng)完成了初期建機(jī)構(gòu)、?；?、廣覆蓋的階段，進(jìn)入可持續(xù)發(fā)展時(shí)期，所以必須對新農(nóng)保進(jìn)行規(guī)范化管理，才能保證和城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的順利合并，保證和城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)的銜接有序，最后實(shí)現(xiàn)全國養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的統(tǒng)一。
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關(guān)鍵詞:檔案管理;規(guī)范化操作;問題與對策
一、目前檔案管理的現(xiàn)狀和問題
我國目前檔案管理工作已經(jīng)開展了幾十年的時(shí)間，通過幾代人的努力，取得了比較大的工作成果，但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的問題逐漸暴露出來。
(一)重視程度不足
長久以來，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)決策者和執(zhí)行者對待檔案管理這個(gè)問題上一直持忽視的態(tài)度，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，長期主觀上忽視檔案管理工作的重要性，雖然口頭上能夠表示重視檔案管理，但在實(shí)際工作當(dāng)中，對檔案管理的認(rèn)識偏差度過大，導(dǎo)致行為上放松檔案管理的指導(dǎo)和操作動作，降低了檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)的規(guī)劃，在日常工作中逐漸淪為僅為了應(yīng)付檢查，正是因?yàn)槠綍r(shí)對檔案管理工作的重視程度不足，不正確的認(rèn)識逐漸積累，使檔案管理工作水平日益下降，檔案管理者的主觀能動性受到了非常大的消極影響。
(二)管理水平較差
檔案管理水平不高，業(yè)務(wù)能力較差，缺乏對檔案管理要求中的規(guī)范意識，在日常工作中對檔案材料的收集、整理、保密的重視程度不夠，容易發(fā)生“知法犯法”的現(xiàn)象。并隨著信息科技技術(shù)不斷進(jìn)步，檔案管理工作需要能夠?qū)n案信息進(jìn)行深層次研究開發(fā)的高科技專業(yè)人才。同時(shí)由于兼職的人員出現(xiàn)，他們的主要精力都放在了本職工作，因此在檔案管理工作的投入十分有限，操作不熟悉、返工現(xiàn)象嚴(yán)重，這就無法勝任檔案管理的工作，間接導(dǎo)致了此崗位的不穩(wěn)定性，造成了較大的流動性。因此檔案管理工作急需職業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)操作能力較強(qiáng)的工作人員。
(三)硬件設(shè)施落后
在眾多企事業(yè)單位當(dāng)中存在著大量的檔案庫房老舊、環(huán)境潮、臟、差等問題，由于沒有專門的檔案室存放檔案，很多單位都是把檔案和其他雜物一共放與倉庫中，這就直接增大檔案被侵染、損壞的風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)缺乏相關(guān)設(shè)備，隨著檔案管理工作進(jìn)程的加快，紅外線監(jiān)控設(shè)備、濕度測試儀等現(xiàn)代化高科技設(shè)備的需求逐漸加大，而現(xiàn)有的設(shè)備卻老化嚴(yán)重，新設(shè)備無法及時(shí)更新。由于對檔案管理的投入力度不足，導(dǎo)致工作陳腐、活力不足等問題，同時(shí)極為落后的工作設(shè)備帶來極為落后的工作方法，非常容易導(dǎo)致檔案材料原件出現(xiàn)遺丟、蟲蛀、受潮，甚至極端現(xiàn)象導(dǎo)致文件燒毀等等嚴(yán)重問題。檔案信息丟失是無法彌補(bǔ)的巨大損失，因此加大檔案管理的硬件設(shè)施的投入是十分有必要的。
(四)制度不夠完善
僅僅就企事業(yè)單位目前的檔案管理工作整體水平來講，其檔案管理部門在檔案管理制度上的制定和編寫漏洞較多，整體性不足、全面性不夠。由于檔案管理制度仍有所欠缺和不夠完善，直接導(dǎo)致了檔案管理工作在實(shí)際操作中缺乏理論上的有力指導(dǎo)，無法做到有法可依、有法可循。由于缺乏健全的檔案管理體系，目前的檔案管理工作非常容易受到局限，檔案管理操作人員在實(shí)際工作中明顯感受比較被動。
二、如何做好檔案管理規(guī)范化操作
(一)增強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識程度
檔案管理工作的規(guī)范化在企事業(yè)單位的日常工作中起到了重要作用，作為各級領(lǐng)導(dǎo)和管理干部都要在思想認(rèn)識上重視檔案管理的工作，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理流程和規(guī)范的學(xué)習(xí)，深刻了解到檔案管理是必不可取的工作內(nèi)容之一，同時(shí)要確保檔案管理工作流程規(guī)范化?？梢哉f領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠起到導(dǎo)向作用，思想認(rèn)識上的充分重視是做好工作的前提，作為部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)需通過會議上對檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣講，培養(yǎng)出全員重視、全員參與的良好檔案管理工作氛圍，同時(shí)還要做好督查安排工作，形成對檔案進(jìn)行定期檢查、指導(dǎo)和糾錯，確保檔案管理的規(guī)范化。
(二)努力提高檔案管理水平
檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥無趣且有重要機(jī)密的工作，如果作為檔案管理的操作人員，自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，會直接影響檔案管理工作的開展，檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效果也會不夠理想。因此作為檔案管理人員應(yīng)對自身嚴(yán)格要求，提高自身業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)責(zé)任心，在平時(shí)工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)和提高檔案管理能力，降低和減少工作總的失誤。同時(shí)作為部門領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)認(rèn)真選拔和培養(yǎng)適合并且熱愛檔案管理工作的人員，組成一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、敬業(yè)認(rèn)真的檔案管理隊(duì)伍。
(三)加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)
過硬的硬件設(shè)施是保障檔案管理工作水平的重要工具，應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的投入，考慮到年限發(fā)展問題，適當(dāng)擴(kuò)大檔案室面積，預(yù)留至少三年到五年的庫容空間，堅(jiān)決做到檔案與雜物分離;建立屬于檔案管理的專項(xiàng)資金，選購高質(zhì)量合規(guī)格的檔案柜，并引進(jìn)紅外線攝像頭、濕度測試儀等等高科技設(shè)備，以高標(biāo)準(zhǔn)、高要求完成科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理工作，同時(shí)對防失火、防受潮、防蟲蛀等重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)防。
(四)完善檔案管理工作制度
我們知道如果缺乏相對完善的管理制度，就很難真正地做好檔案管理工作，因此應(yīng)建立相對完整、系統(tǒng)科學(xué)、健全合理的檔案管理制度是非常有必要的，同時(shí)應(yīng)形成行之有效的檔案管理體系，能夠符合現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際情況，做到有法可依、有法必依，檔案管理工作才能發(fā)揮作用。規(guī)范性強(qiáng)的檔案管理制度才能彌補(bǔ)先前管理制度的漏洞，防止管理工作的隨意性，使得檔案管理工作變得更為縝密安全，提高了工作效率，檔案質(zhì)量能夠得以保證。
參考文獻(xiàn):
［1］張記銘．淺析檔案管理現(xiàn)代化［J］．黑龍江對外經(jīng)貿(mào)，2010，05:105-106．
［2］楊珍．信息化背景下企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策［J］．經(jīng)營管理者，2011，19:91．
關(guān)鍵詞：農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)；檔案管理；信息化管理；制度化
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村生產(chǎn)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化，土地作為生產(chǎn)資料在遵循家庭承包經(jīng)營為基礎(chǔ)、統(tǒng)分結(jié)合的雙層經(jīng)營體制的情況下也隨之發(fā)生自由承包或流轉(zhuǎn)以解放生產(chǎn)力優(yōu)化資源配置。因此，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理務(wù)必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實(shí)施辦法》為基礎(chǔ)和指導(dǎo)，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。
一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益，另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。
調(diào)查顯示，由于種種原因，當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護(hù)措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動時(shí)對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實(shí)際的消極影響，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式，加強(qiáng)責(zé)任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點(diǎn)知識和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn)，加深大家對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識。
2.明確管理責(zé)任，嚴(yán)格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任，明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實(shí)依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責(zé)任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標(biāo)識性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求，不易損壞和失散。
及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理，完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實(shí)做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負(fù)責(zé)，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實(shí)做好防蟲、防火、防水、防化學(xué)藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時(shí)交由相關(guān)法定部門進(jìn)行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時(shí)完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時(shí)、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認(rèn)識及策略要點(diǎn)。筆者認(rèn)為檔案管理除了科學(xué)、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀(jì)行為要依法追究民事或刑事責(zé)任。
參考文獻(xiàn)：
[1]南京市檔案局.加強(qiáng)土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.
[2]房山區(qū)經(jīng)管站.“農(nóng)村土地承包管理工作座談會”典型材料之一：房山區(qū)認(rèn)真落實(shí)《農(nóng)村土地承包法》加強(qiáng)承包合同規(guī)范化管理[N].中國農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)，2012-02-01.
一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動,這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。
調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動時(shí)對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實(shí)際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式,加強(qiáng)責(zé)任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點(diǎn)知識和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn),加深大家對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識,促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識。
2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實(shí)依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來說,目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。
及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管,完善信息管理
